Un errore che ho visto in molte imprese è il controllo di gestione mensile.
In questo articolo ti spiego perché qual è il costo nascosto di questo sistema e qual è il metodo migliore per accelerare il ciclo di controllo, per anticipare problemi con mesi di anticipo, prima che sia tardi.
Il controllo di gestione mensile è un errore
La maggior parte delle aziende con un minimo di struttura ha un ciclo di budget annuale, e ogni mese analizza i dati di vendite e il conto economico per vedere come sta andando.
Il problema del conto economico mensile è che spesso arriva non prima del 15 del mese. Perché?
Perché per fare il conto economico servono i costi. Il collo di bottiglia è il costo del personale, che viene elaborato alla chiusura degli orari mensili. Una volta verificati, compreso straordinario e permessi, vengono elaborati gli stipendi entro il 10 del mese per essere messi in pagamento. Quindi l’azienda può registrare i costi mensili.
Non tutti i sistemi gestionali sono reattivi, per cui con un minimo di elaborazione, ecco che raggiungiamo il 15-20 del mese.
Un controllo ogni mese del conto economico è sicuramente un aspetto positivo. Ma non puoi usarlo per sapere come va l’azienda.
È il 15 maggio e i dati che stai guardando si riferiscono alla performance economica media di aprile. Cioè con un ritardo medio di un mese.
Un ritardo di gestione può essere fatale
Ecco un caso reale (con dettagli modificati per la privacy):
Siamo in un calzaturificio. Il 15 maggio ti portano un conto economico mensile e riscontri un margine in calo relativo al mese di aprile.
Dopo una serie di indagini con diversi reparti, scopri che il problema è iniziato mesi prima:
- Una grossa commessa per la Francia è slittata per problemi logistici
- Un contratto importante è stato perso perché le offerte richieste a gennaio sono arrivate troppo tardi
- Le offerte sono slittate per un piano di ferie non ottimizzato che ha intasato l’ufficio
- L’intasamento era aumentato per visite rimandate dopo una fiera di settore a novembre
Torni nel tuo ufficio sconsolato: è il 28 maggio e tu hai appena scoperto che il tuo resoconto semestrale sarà fortemente danneggiato per un problema di inizio novembre. Oltre 7 mesi dopo.
La soluzione parte dal misurare le cose giuste
Guardiamo questo caso (camuffato per motivi di riservatezza):
- il problema del margine che impatta il mese di aprile e maggio si genera a ritroso per un problema di cattiva gestione delle offerte che nasce a novembre dell’anno precedente.
Come si poteva evitare?
Monitorando settimanalmente il numero di visite fatte oppure il numero di progetti elaborati.
La svolta avviene passando da misurazioni a consuntivo a indicatori predittivi (indicatori lead). E misurarli per tempo.
Ecco come fare in 3 passi:
1° passo—Identifica i 3-5 indicatori predittivi che guidano il tuo business
Come detto, dobbiamo accorciare e predire il risultato:
- Passare da budget annuali a budget triennali e trimestrali. L’anno è periodo di tempo in cui raramente si ottengono risultati che cambiano il business, ma troppo lontano nel tempo per essere incisivo nel dare priorità quotidiane.
- 3 mesi sono 13 settimane, un periodo di tempo sufficientemente lungo per fare cambiamenti sostanziali e molto vicino da mettere fretta.
- Analizzare SETTIMANALMENTE pochi indicatori ma buoni.
Ecco esempi di indicatori predittivi che hanno dimostrato la loro efficacia in diversi settori:
- Numero di nuovi contatti qualificati settimanali (insieme a un rapporto storico tra vendite in euro e numero di contatti predice vendite future)
- Tempo medio di risposta alle richieste di offerta inviate in settimana (predice il tasso di conversione)
- Tempo medio di setup dei macchinari nella settimana rispetto al totale (predice ritardi dovuti alla capacità produttiva)
- Numero di ticket di supporto aperti (predice carico di lavoro tecnico e costi della non qualità)
2° passo—Crea un sistema di monitoraggio settimanale che responsabilizza il team
Ecco come fare in modo che il sistema di controllo settimanale sia la cosa più importante per il tuo team di collaboratori:
- Ogni indicatore deve avere un responsabile chiaramente identificato
- Definisci un obiettivo mensile basato sul piano trimestrale
- Ogni settimana, prima dell’incontro il responsabile calcola il valore dell’ultima settimana. E calcola la media o somma delle ultime 4 settimane per predire il raggiungimento dell’obiettivo mensile
- Il responsabile fa una valutazione di quanto siamo vicini all’obiettivo.
- Se non raggiungiamo l’obiettivo, spiega chiaramente cosa succede e che contromisure abbiamo.
Per mettere tutti i dati insieme, va costruito un Pannello di controllo settimanale che diventa l’incontro più importante e partecipato dei responsabili di area:
- Si arriva all’incontro con il pannello completato preventivamente
- Si espone in plenaria per aumentare la responsabilità
Evita di usare automazione per il calcolo, il conteggio manuale crea maggiore confidenza sui dati. Il mio consiglio è di far chiudere i dati entro il venerdì sera e fare il meeting il lunedì mattina come prima cosa per intervenire subito.
3°passo—Implementa cicli di feedback per correggere la rotta in tempo reale
La settimana assicura il ritmo e i problemi emergono subito. I fenomeni vanno indagati il prima possibile:
- in meno di 5 giorni dal fenomeno hai una foto del problema
- il responsabile arriva alla riunione con una proposta di soluzione immediata da applicare nella settimana successiva
- secondo il principio dell’OODA Loop passa subito all’azione ed entro il prossimo incontro si fa carico di aggiornare tutti sullo stato dell’arte.
- se serve, raccoglie feedback e interviene ancora prima con uno o più iterazioni di soluzione.
Le organizzazioni che implementano questo approccio identificano problemi fino a 12 settimane prima rispetto a quelle che si affidano solo ai consuntivi mensili, con un impatto diretto sulla redditività.
Sintesi finale
Il mese è antipatico: ha un numero di giorni variabile, non comincia quasi mai di lunedi, ha un numero di settimane non intero.
La settimana è democratica. Sempre 5 giorni, permette di creare delle routine fisse di incontro, sincronizzate tra persone; in ogni trimestre ci sono esattamente 13 settimane, in un anno ci sono 52 settimane quasi spaccate.
Non aspettare più il consuntivo mensile per scoprire problemi ormai irreparabili. Con un sistema di monitoraggio settimanale ben implementato, sarai sempre un passo avanti, trasformando la tua azienda da reattiva a proattiva.
Le organizzazioni che implementano questo approccio identificano problemi fino a 12 settimane prima rispetto a quelle che si affidano solo ai consuntivi mensili, con un impatto diretto sulla redditività.
Per accelerare l’implementazione di questo approccio, ho creato un template completo di dashboard settimanale, con esempi di KPI predittivi per diversi settori e il formato esatto delle riunioni di revisione. Scaricalo ora e inizia subito a implementare il tuo sistema di monitoraggio settimanale.
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